Prazos, foco e interrupções: por que o trabalho atrasa e o que ajuda.
Etapa 1 · conquista aos 3 dias em Trabalho, no Evolus Pro
O garçom que esquecia a conta assim que era paga
Viena, anos 1920. Uma psicóloga repara que o garçom decora pedidos enormes sem anotar nada — e esquece tudo no instante em que a mesa paga.
O que fica aberto, fica na cabeça
Bluma Zeigarnik levou aquilo para o laboratório e mostrou que lembramos melhor das tarefas interrompidas do que das concluídas. A tarefa aberta ocupa espaço até ser fechada. É por isso que anotar alivia: a lista assume o trabalho que a memória estava fazendo de graça, e mal.
Tarefas interrompidas são lembradas melhor que tarefas concluídas.Bluma Zeigarnik, 1927
Para ir além
A Arte de Fazer Acontecer — David Alleno método que tira as tarefas abertas da cabeça — o efeito Zeigarnik do artigo
Bloco de anotações para lista de tarefasanotar alivia a memória, como o garçom do artigo
Quadro branco de mesaas tarefas abertas fora da cabeça e à vista
Etapa 2 · conquista aos 5 dias em Trabalho, no Evolus Pro
O trabalho incha até caber no prazo
Dê uma semana para uma tarefa de duas horas e ela levará uma semana. A frase é de 1955 e nasceu como piada.
Uma sátira que virou lei
O historiador naval C. Northcote Parkinson escreveu na revista The Economist um ensaio irônico sobre a burocracia britânica, que crescia mesmo quando o império encolhia. A frase de abertura ficou: o trabalho se expande até preencher o tempo disponível. Não é preguiça — é o prazo funcionando como recipiente.
O trabalho se expande de modo a preencher o tempo disponível para sua conclusão.C. Northcote Parkinson, The Economist, 1955
Para ir além
Engula Aquele Sapo! — Brian Tracyfazer primeiro o que importa, antes que a tarefa inche até o prazo — a lei de Parkinson do artigo
A Única Coisa — Gary Keller e Jay Papasansobre dar a cada tarefa o tempo que ela pede, e não o que sobra
Planner semanalprazos definidos antes, para o trabalho não inchar
Etapa 3 · conquista aos 14 dias em Trabalho, no Evolus Pro
A Ópera de Sydney e a conta do otimismo
Previsão: quatro anos e sete milhões de dólares australianos. Entrega: dez anos depois, por 102 milhões.
A falácia do planejamento
Kahneman e Tversky deram nome ao padrão: erramos para menos ao estimar o próprio trabalho, mesmo sabendo que sempre erramos. O remédio que eles propõem não é pensar melhor, é olhar para fora — quanto tempo levaram os casos parecidos. Pontualidade quase nunca é disciplina; é estimativa honesta.
Planos e previsões se aproximam do melhor cenário possível, não do cenário provável.Kahneman & Tversky, sobre a falácia do planejamento
Para ir além
Como as Grandes Coisas São Feitas — Bent Flyvbjerg e Dan Gardnero autor estuda a Ópera de Sydney e a falácia do planejamento
Agenda diáriacomparar o que se previu com o que aconteceu
Relógio de mesamedir quanto a tarefa levou de fato
Etapa 4 · conquista aos 40 dias em Trabalho, no Evolus Pro
Nove pessoas não fazem um bebê em um mês
A frase é de um dos livros mais citados sobre projetos, e resume por que colocar gente num atraso costuma piorá-lo.
A lei de Brooks
Fred Brooks dirigia o desenvolvimento de um sistema gigante na IBM nos anos 1960 e viu de perto: cada pessoa nova precisa ser treinada e aumenta o número de conversas necessárias. Tarefa divisível ganha com mais braços; tarefa encadeada, não. Quarenta dias de constância valem mais que um mutirão de fim de prazo.
Acrescentar pessoas a um projeto atrasado o torna mais atrasado.Fred Brooks, The Mythical Man-Month, 1975
Para ir além
O Mítico Homem-Mês — Frederick Brooksé o livro citado no artigo, sobre projetos que atrasam
Quadro kanban magnéticover o que é encadeado e o que dá para dividir
Post-itsorganizar as etapas antes de pedir mais gente
Etapa 5 · conquista aos 80 dias em Trabalho, no Evolus Pro
Ser interrompido não atrasa — cansa
O resultado que ninguém espera: quem foi interrompido terminou a tarefa mais rápido, não mais devagar.
O preço vem em outra moeda
Gloria Mark acompanhou trabalhadores de escritório e encontrou isso — mas com relatos de mais estresse, mais frustração, mais pressão de tempo e mais esforço percebido. As pessoas compensam a interrupção acelerando. Foco não é só velocidade: é o custo que você não paga depois, quando a energia acabou.
O trabalho interrompido foi concluído mais rápido, com mais estresse, esforço e frustração.Gloria Mark et al., CHI, 2008
Para ir além
Trabalho Focado — Cal Newportsobre proteger o foco — o custo da interrupção do artigo
Fone com cancelamento de ruídomenos interrupção, menos cansaço
Plaquinha de não perturbeum sinal simples para quem trabalha perto
Etapa 6 · conquista aos 130 dias em Trabalho, no Evolus Pro
O problema quase nunca é a pessoa
Quando algo dá errado de novo e de novo, a pergunta mais útil não é quem falhou.
A conta de Deming
W. Edwards Deming, o estatístico americano que ajudou a reconstruir a indústria japonesa no pós-guerra, estimava que a esmagadora maioria dos problemas pertence ao sistema, não ao trabalhador — e revisou o número para cima ao longo da vida. Confiabilidade, ao fim de 130 dias, é menos sobre esforço e mais sobre o arranjo que você montou.
94% dos problemas pertencem ao sistema; 6%, a causas especiais.W. Edwards Deming, Out of the Crisis
Para ir além
Qualidade: a Revolução da Administração — W. Edwards Demingé a edição brasileira de Out of the Crisis, citado no artigo
Organizador de mesao arranjo que faz o trabalho funcionar
Suporte para notebookum sistema de trabalho, não força de vontade